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Dokumente, die Sie unabhängig von enaio® erstellen, können Sie in enaio® einfügen – entweder in die Ablage, in einen geöffneten Ordner oder in einen Standardordner. Standardordner sind Ordner, auf die Sie einen Verweis in den Desktop der Objektsuche gelegt haben. Diese Ordner werden als Zielordner angeboten, wenn Sie im enaio® client-Einstellungsbereich Weitere die Funktion Ordner im Desktop-Bereich als Standardordner übernehmen aktiviert haben.

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Dialog zum Auswählen des Zielordners zu öffnen.

Aufgelistet sind alle in enaio® client geöffneten Ordner und die eingerichteten Standardordner.

Wählen Sie mit Doppelklick einen Ordner oder die Ablage.

Sie können Anfragen mit Variablen einrichten, die automatisch einen Standort ermitteln und öffnen. Über eine Konfigurationsdatei kann eine einfache Recherche durchgeführt werden.

Das Dokument ordnen Sie dann einem W-Dokumenttyp zu, indem Sie einen der vorgegebenen Dokumenttypen auswählen.

Danach indexieren Sie das Dokument über die typspezifische Indexdatenmaske.

Das Dokument wird in enaio® angelegt, eingecheckt und in der W-Anwendung geschlossen. Über einen Abfragedialog können Sie es als W-Dokument gleich wieder zum Bearbeiten öffnen lassen.

Das Dokument muss vor dem Einfügen durch enaio® office-utilities geschlossen werden. Dabei wird eine Sicherheitskopie erstellt, das Dokument selbst wird aber nicht gespeichert. Brechen Sie das Einfügen ab, erhalten Sie eine Fehlermeldung, die es Ihnen erlaubt, die Sicherheitskopie zu öffnen.
Diese Sicherheitskopie enthält den letzten Bearbeitungsstand. Das Dokument, das Sie unabhängig von enaio® verwalten, enthält den Bearbeitungsstand, den Sie zuletzt gesichert haben.

Zusätzlich zum Einfügen von neu erstellten Office-Dokumenten kann auch eine Kopie eines bestehenden enaio® Dokuments in enaio® eingefügt werden. Dazu öffnen Sie ein enaio® Dokument und klicken auf die Schaltfläche Einfügen in enaio®. Dann wählen Sie aus dem folgenden Dialog, ob Sie den Standort und die Indexdaten des Originaldokuments für die Kopie übernehmen oder beides neu angeben wollen.

Wenn Sie die Indexdaten des Originals übernehmen, überprüft das System, ob dessen Indexdatenmaske Schlüsselfelder enthält. Ist das der Fall, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis und werden aufgefordert, die Schlüsselfeldwerte für die Kopie zu ändern. Wenn Sie keine Änderung vornehmen, werden die Werte der Schlüsselfelder automatisch gelöscht. So wird sichergestellt, dass es nicht mehrere Dokumente mit identischen Schlüsselfeldwerten gibt. Sind keine Schlüsselfelder auf der Indexdatenmaske des Originaldokuments enthalten, wird die Kopie neben dem Original abgelegt und kann sofort zur Bearbeitung geöffnet werden.

Das Einfügen einer Kopie, bei der die Indexdaten und der Standort des Originals nicht übernommen werden, gleicht dem Einfügen eines neuen enaio® Dokuments.

Konfigurationen für das Einfügen

Um ein Dokument aus einer Office-Anwendung neu in enaio® einzufügen, geben Sie einen Standort an, wählen einen Dokumenttyp und indexieren das Dokument.

Für die Standortwahl und die Indexierung können Konfigurationen erstellt werden, die diesen Prozess vereinfachen.

Vorbelegung der Indexierung

Wenn Sie die automatische Aktion 'Indexdaten vorbelegen aus Dokumenteigenschaften' aktivieren, werden die Indexdatenfelder mit den Daten aus den Dokumenteigenschaften vorbelegt.

Dazu erstellen Sie über Registrierungseinträge Zuordnungen von Dokumenteigenschaftsfeldern zu Indexdatenfeldern.

Standortwahl

Als Standort können Sie entweder einen in enaio® client geöffneten Ordner, einen Standardordner oder die Ablage angeben.

Optional kann eine Anfrage zwischengeschaltet werden, über die Sie eine einfache Recherche nach einem Ordner oder Register ausführen.

Für diese Anfrage benötigen Sie eine Konfigurationsdatei mit der Bezeichnung osutilinsertfilelist.xml im zentralen Verzeichnis ..\etc des Datenverzeichnisses oder im Verzeichnis ..\clients\client32. Die Konfigurationsdatei im Verzeichnis ..\etc hat Vorrang.

Bei der Installation wird die Konfigurationsdatei osutilinsertfilelist.xml in das Verzeichnis ..\client32 kopiert. Diese Datei können Sie mit einem Editor anpassen und dort oder im Verzeichnis ..\etc des Datenverzeichnisses speichern.

Die Konfigurationsdatei

Der Inhalt der Datei osutilinsertfilelist.xml:

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<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<DMSQuery registercontext="0" maxhits="30" defaultobjectname="">
<Archive internal_name="cabinet">
<ObjectType internal_name="folder">
<Conditions>
<ConditionObject internal_name="folder">
<FieldCondition internal_name="folder field 1" operator="=" utilquestion="message">
<Value>*</Value>
</FieldCondition>
</ConditionObject>
<ConditionObject internal_name="register">
<FieldCondition internal_name="register field 1" operator="=" utilquestion="message">
<Value>*</Value>
</FieldCondition>
</ConditionObject>
</Conditions>
<Fields field_schema="ALL">
<Field internal_name="folder field 1" sortpos="1" sortorder="DESC"/>
<Field internal_name="folder field 2" sortpos="2" sortorder="ASC"/>
</Fields>
<ChildObjects export_depth="-1">
<SubObjectType internal_name="register">
<Fields fields_schema="ALL"/>
</SubObjectType>
</ChildObjects>
</ObjectType>
</Archive>
</DMSQuery>

Durch diese Konfiguration wird ein Dialog mit einem Ordnerrecherchefeld geöffnet, danach ein Dialog mit einem Registerrecherchefeld.

Die Benutzereinträge werden für die Recherche mit dem logischen UND kombiniert. Die Trefferliste enthält alle Ordner, die entsprechend indexiert sind und Register beinhalten, die ebenfalls entsprechend indexiert sind.

Für die Trefferliste ist angegeben, welche Spalten angezeigt werden und wie die Treffer sortiert werden sollen.

Für die Ordner ist angegeben, ob und welche Registertypen mit angezeigt werden sollen.

Konfigurationsdatei - Attribute

In der Zeile 2 sind folgende Rechercheattribute angegeben:

• registercontext

  Wie bei der Recherche in enaio® client geben Sie an, ob bei einer Recherche mit Ordner- und Registerkriterien ebenfalls Ordner, die keine Register enthalten, mit in die Trefferliste aufgenommen werden. Der Wert '0' legt fest, dass Ordner, die keine Register enthalten, nicht in die Trefferliste aufgenommen werden.

• maxhits

  Sie geben die maximale Anzahl der Treffer an, die angezeigt werden. Es empfiehlt sich, die Anzahl gering zu halten, da die Trefferliste nicht neu sortiert werden kann.

• defaultobjectname

  Sie geben den Dokumenttyp an, der in der Trefferliste vorausgewählt wird und für das Einfügen des Dokuments standardmäßig verwendet wird.

In der Zeile 3 geben Sie die Schrankbezeichnung an. Schrank, Ordner, Register und Felder können über den internen Namen (internal_name), bei einsprachigen Installationen auch über den Namen (name) angegeben werden. In der Zeile 4 geben Sie die Ordnerbezeichnung an.

In den Zeilen 6 bis 10 ist ein Dialog zur Ordnerrecherche konfiguriert.

Die Bezeichnung des Ordnertyps geben Sie in Zeile 6 an. In Zeile 7 folgen die Bezeichnung des Indexdatenfelds, das angefragt wird, und der Operator für den Vergleich zwischen Indexdaten und Recherchekriterium.

Folgende Operatoren sind möglich:

Operatoren müssen in einem XML-konformen Format angegeben werden.

Über das Attribut utilquestion geben Sie einen Text an, der den Benutzer beispielsweise darüber informiert, welche Recherche ausgeführt wird. Zeile 8 enthält einen Wert – hier der Platzhalter '*' – der als Vorbelegung in dem Dialog verwendet wird, der wie in enaio® client als Platzhalter für beliebige und beliebig viele Zeichen einem Eintrag folgen kann.

Analog dazu ist in den Zeilen 11 bis 15 ein Dialog zur Registerrecherche konfiguriert. Da die beiden Dialoge gleich aussehen, ist ein aussagekräftiger Benutzerhinweis sinnvoll.

Ordner- und die Registerrecherchekriterien werden immer durch das logische UND verknüpft. Konfigurieren Sie eine weitere Registeranfrage (ConditionObject), werden die Registerrecherchekriterien durch das logische ODER kombiniert.

Geben Sie für ein Objekt zwei Felder (FieldCondition) innerhalb einer Anfrage (ConditionObject) an, werden diese Recherchekriterien mit dem logischen UND verknüpft.

Beispiel:

<ConditionObject internal_name="folder">
<FieldCondition internal_name="folder field 1" operator="=" utilquestion="message folder field 1">
<Value>*</Value>
</FieldCondition>
<FieldCondition internal_name="folder field 2" operator="=" utilquestion="message folder field 2">
<Value>*</Value>
</FieldCondition>
</ConditionObject>

Um für ein Objekt zwei Felder mit dem logischen ODER zu verknüpfen, geben Sie zu jedem Feld das Objekt erneut an.

Beispiel:

<ConditionObject internal_name="folder">
<FieldCondition internal_name="folder field 1" operator="=" utilquestion="message folder field 1">
<Value>*</Value>
</FieldCondition>
</ConditionObject>
<ConditionObject internal_name="folder">
<FieldCondition internal_name="folder field 2" operator="=" utilquestion="message folder field 2">
<Value>*</Value>
</FieldCondition>
</ConditionObject>

Unabhängig von der logischen Verknüpfung wird jedes Feld in einem eigenen Dialog angefragt.

Auf die Anfragekonfiguration folgt die Konfiguration der Trefferliste.

In der Zeile 17 ist durch das Attribut field_schema und den Wert ALL festgelegt, dass alle Ordnerfelder in der Trefferliste angezeigt werden. Alternativ können Sie die Felder festlegen.

Beispiel:

<Fields field_schema="DEF">

  <Field name="field 1"/>

  <Field name="field 2"/>

</Fields>

Für Felder können Sie die Sortierpriorität angeben und zwischen einer aufsteigenden und einer absteigenden Sortierung wählen.

In den Zeilen 18 und 19 sind die Felder für die Sortierung konfiguriert. Das Feld folder field 1 hat die höchste Priorität (sortpos="1") und wird absteigend sortiert (sortorder="DESC"), das Feld folder field 2 hat die zweithöchste Priorität (sortpos="2") und wird aufsteigend sortiert (sortorder="ASC").

Zu den Treffern geben Sie an, welche untergeordneten Objekte, bei Ordnern also die Register, ermittelt und mit angezeigt werden.

In Zeile 21 gibt das Attribut export_depth an, bis zu welcher Ebene untergeordnete Objekte mit ermittelt werden. Der Wert '-1' legt fest, dass keine untergeordneten Elemente ermittelt werden, der Wert '0' legt fest, dass die untergeordneten Objekte der nächsten Ebene ermittelt werden.

Wenn keine untergeordneten Objekte bei der Anfrage mit ermittelt werden, sind Objekte durch ein Fragezeichen gekennzeichnet. Der Benutzer kann durch einen Klick auf ein Objekt dessen untergeordnete Objekte über eine erneute Anfrage ermitteln und anzeigen lassen.

Über das ChildObjects-Attribut child_schema können Sie angeben, dass alle Registertypen ermittelt werden. Geben Sie dazu als Wert REGISTER an.

Alternativ können Sie wie in Zeile 22 die gewünschten Register, einschließlich der anzuzeigenden Felder (Zeile 23) angeben. Felder geben Sie wie oben bei der Ordnertrefferliste an.

Wenn Sie über das Attribut child_schema festlegen, dass alle Register angezeigt werden, können Sie zusätzlich über das Fields-Attribut field_schema mit dem Wert ALL angeben, dass alle Felder zu den Registern angezeigt werden.

Beispiel:

<ChildObjects export_depth="0" child_schema="REGISTER"/>

<Fields field_schema="ALL"/>

Der Ablauf bei der Standortwahl

Beim Einfügen eines Dokuments in enaio® wird auf die Konfiguration zugegriffen.

Zuerst wird der Ordner-, danach der Registeranfragedialog geöffnet.

Die Ordneranfrage wird ausgeführt, die Trefferliste angezeigt.

Sie können Ordner und Register öffnen und den gewünschten Standort markieren.

Zusätzlich legen Sie über die Liste den Dokumenttyp fest.

Um den Dokumenttyp festzulegen, die Indexdatenmaske zu öffnen und das Dokument am gewählten Standort zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen.

Wenn Sie die Konfiguration nicht verwenden wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche enaio Einfügeliste benutzen. Sie wählen dann wie in einem Ablauf ohne Konfiguration Zielordner und Dokumenttyp aus.